Bild: Venuzle GmbH
Wie die Stadt Bergheim zum digitalen Vorreiter der Sportstättenverwaltung wurde
Die digitale Sportstättenverwaltung erhält Einzug in zahlreichen Städten und Kommunen. Die entsprechende Software für die Sportverwaltung erfüllt verschiedene Funktionen und hilft den Mitarbeitern von Sportämtern bei der Optimierung alltäglicher Arbeitsprozesse. Die Stadt Bergheim hat sich bei der Digitalisierung der Sportstättenverwaltung für die Softwarelösung der Venuzle GmbH entschieden.
Eine Stadt mit knapp über 60.000 Einwohnern, 20 kommunalen Standorten für den lokalen Sport und altmodischen Verwaltungsabläufen – so sah die Situation bei der Kreisstadt Bergheim in Nordrhein-Westfalen bis zum Jahr 2019 aus. Dann machte sich die Stadtverwaltung konkrete Gedanken, wie man den Verwaltungsaufwand minimieren und die internen Prozesse optimieren kann. Schnell war klar, dass eine Software angeschafft werden soll, um die Mitarbeiter des Sportamtes zu entlasten. Die strategischen Weichen für die Anschaffung einer cloudbasierter Softwarelösung wurden dabei bereits gestellt. Einer der Vorteile an einer solchen Software ist, dass jeder Mitarbeiter online Zugriff auf das Programm hat – egal ob im Home Office oder im Büro, denn es muss nichts auf dem Rechner installieren werden, um das Programm zu nutzen.
Die Stadt Bergheim reagiert damit auch auf die Vorgabe des Landes NRW, das von den Stadtverwaltungen fordert, sämtliche Verwaltungsabläufe so schnell wie möglich zu digitalisieren. Man will unbedingt mit der Zeit gehen und so auch attraktive Arbeitsmöglichkeiten für die Angestellten bieten.
Welche jährlichen Kosten fallen für eine moderne Sportstättenverwaltungs-Software an? Zum Kostenrechner Sportstättenverwaltung
Digitale Sportstättenverwaltung bis 2022
Deshalb setzte man sich intern das Ziel, bis spätestens 2022 alle Verwaltungsabläufe zu digitalisieren. Danach erarbeitete die Stadt einen Katalog mit Anforderungen an ein Verwaltungstool für Sportstätten. Die zentralen Punkte für die Verwaltung der Sportplätze- und Hallen waren:
- eine leichte und verständliche Bedienung
- die Möglichkeit, sämtliche Hallen und Plätze auch online reservieren zu lassen
- das Erzeugen und Versenden von Bestätigungen bzw. Abrechnungen
- ein guter und schneller Support durch den Software-Anbieter
- Schnittstellen zu bereits vorhandenen Rechnungs- und Buchhaltungstools.
Digitale Sportstättenverwaltung für Städte und Kommunen | Bilder: Venuzle GmbH
Mit diesem Katalog an der Hand machte sich die Stadt auf die Suche nach einer geeigneten Software – und stieß dabei auf die Venuzle GmbH. Die Firma aus Österreich unterstützte zum damaligen Zeitraum im D-A-CH-Raum bereits über 50 Städte beim Digitalisierungsprozess. Dabei bietet das Unternehmen mit dem Software-Produkt “Venuzle City Manager” ein zentrales Informationssystem für die Sportverwaltung an. In der cloudbasierten Software kann man die einzelnen Standorte einfach auf einen Blick verwalten und alle relevanten Arbeitsprozesse abwickeln. Die Möglichkeit einer Online-Ansicht mit Reservierungsoption für Vereine und BürgerInnen ist ebenfalls vorhanden, genauso wie eine Vereinsdatenverwaltung, eine automatisierte Rechnungsstellung und Online-Statistiken zur Sportstättenauslastung.
Nachdem der Erstkontakt zwischen Venuzle und der Stadt Bergheim erfolgversprechend verlief, folgten weitere Abstimmungen mit der Abteilungsleitung Sport, der Fachbereichsleitung, der IT-Orga, dem Datenschutzbeauftragten, dem Personalrat und zum Schluss auch mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten. Alle waren letztlich von Venuzle beeindruckt. So kam es, dass die Stadt Bergheim im November 2019 den Nutzungsvertrag für Venuzle unterzeichnete. Venuzle setzt dabei auf eine Strategie mit geringen, jährlichen Gebühren anstelle von hohen, einmaligen Anschaffungskosten – und schafft dadurch auch eine sehr gute Servicequalität mit laufenden Sicherheitsupdates.
Digitale Sportstättenverwaltung: Softwarelösung der Venuzle GmbH
Nun wurde Venuzle für die Stadt eingerichtet und sämtliche Sportanlagen in das System eingepflegt. Venuzle bietet dabei auch die Möglichkeit, mit einem zusätzlichen Verwaltungsmodul z.B. Ferienangebote oder Sportkurse zu verwalten und online buchbar zu machen. Auch interne Kommunikationstools wie etwa To-Do-Listen, mit denen die Verwaltungsangestellten bestimmte Aufgaben (z.B. für Hausmeister oder Platzwarte) hinterlegen können, werden integriert angeboten. Die Stadt Bergheim war in Deutschland somit einer der Vorreiter der digitalen Sportstättenverwaltung und zeigt allen anderen Stadtverwaltungen, dass der Prozess der Anschaffung und Einführung eines solchen Tools zwar an viele Anforderungen gekoppelt, aber nicht unbedingt nervenaufreibend oder stressig ist. Denn auch die Einschulung der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, wird direkt von Venuzle übernommen. Julia Oberhauser und Carina Steinert von der Stadt Bergheim sagen über die Zusammenarbeit: “Wir können jedem nur empfehlen, von Anfang an alle Anforderungen zu besprechen und alle Dienststellen mit ins Boot zu holen.” Bei der Stadt Bergheim hat das hervorragend geklappt. Und mittlerweile sind aus Deutschland auch noch viele weitere Städte auf die Idee gekommen, ihre Verwaltungsabläufe zu digitalisieren.
Betriebskosten reduzieren – Sportstättenverwaltung digitalisieren
Die digitale Sportstättenverwaltung ermöglicht es also, Betriebskosten zu reduzieren und den Anforderungen der Bürger an eine digitale Kommunikation und Verwaltung gerecht zu werden. Die Einführung und Etablierung einer Sportstättenverwaltungs-Software ist der logische und zielführende Schritt, um Prozesse zu vereinfachen und die Belegung von Sportplätzen und Sporthallen zu optimieren. Der Geschäftsführer der Venuzle GmbH, Dr. Wolfgang Lang, meint dazu: “Bei einem kommunalen Kunden konnten wir durch die Einführung der Software und Optimierung von internen Prozessen um 70 % weniger Aufwand für die Verwaltung der Sportanlagen erreichen. Und das Beste daran ist: Mit einem Knopfdruck kann man aus der optimierten Verwaltung ohne Aufwand auch gleich einen neuen Bürgerservice schaffen. So wird die Transparenz und Informationsdichte erhöht.”
Dabei spricht er auch die Erfahrungswerte an, die aus der Softwareeinführung gewonnen werden kann, vor allem im Hinblick auf eine ganzheitliche digitale Verwaltung von Kommunen. “In Kommunen gibt es zahlreiche Ressourcen, bei denen die Belegung ähnlich gemanagt werden muss wie bei Sportanlagen. Das sind z. B. Seminarräume, Sitzungszimmer, Proberäume, Grillplätze, Schulräumlichkeiten oder Fahrzeuge. Dies kann mit unserem System ganz einfach realisiert und so von mehreren Abteilungen genutzt werden. Vor allem das Event- und Kursmodul wird vermehrt angefragt, mit diesem kann man Online-Anmeldungen für Veranstaltungen oder z. B. Kindersportkurse abwickeln”, spricht Dr. Lang aus nunmehr jahrelanger Erfahrung.
